适用版本 XMS-440以上
（1）在宾客主单中单击〖档案〗按钮
在预订做好之后，如果需要补充宾客的档案信息，可以在宾客主单中单击〖档案〗按钮，弹出『宾客档案』查找窗口，单击〖新建〗按钮，打开『宾客档案』窗口，输入详细档案内容后单击〖保存〗按钮，即可完成宾客档案的输入。其中『宾客档案』窗口的信息内容主要如下：
主要信息：
『主要信息』标签页主要用于输入客人证件上的基本信息，比如姓名、生日、证件类型及号码等。系统提供双地址输入，可以同时输入客人的家庭地址和公司地址。
附加信息：
『附加信息』标签页中，需要说明的是【客户类型】项。一般的客人，系统默认【客户类型】为“普通”。如果一个客人是个逃账客人或是通缉犯，则可以将其【客户类型】选择为“黑名单”，同时输入【黑名单类别】和【黑名单描述】。设置成黑名单后，当客人做预订或入住时系统将会有黑名单客人的提醒。【特殊要求】、【兴趣爱好】、【前台喜好】用于输入客人的一些喜好与特别要求，方便酒店提供个性化服务。
注意：
l 集团进行档案管理，当档案设置酒店属性时选择集团设置黑名单，则所有酒店调取档案都显示黑名单提醒。
优惠策略：
『优惠策略』标签页用于设置及查询协议单位客户的房价及餐饮优惠策略。一般由销售部设置优惠策略，预订员可进行查询。一般协议单位都会对应优惠策略，在进行预订时，只要输入协议单位，选定房类后，就会产生对应的协议价格。宾客档案一般不输入。
签单人：
『签单人』标签页：如果该客人是某应收账客户的联系人、签单人或负责人，则可以将其签名、照片等资料设置在『签单人』标签页中，方便收银员在结账时核对签名或照片。
持卡：
『持卡』标签页可用于储存客人的信用卡号、贵宾卡号等信息。
纪念日：
『纪念日』标签页可用于储存客人的纪念日信息。
投诉记录：
『投诉记录』标签页：如果客人对酒店有投诉，可以将投诉内容输在该标签页中。当客人再次入住时，系统将会有提醒，避免该问题再次发生。
销售日记：
『销售日记』标签页主要由销售部使用，用于输入该档案的相关活动，例如对该协议单位的拜访记录等。宾客档案一般不输入。
统计信息：
『统计信息』标签页，可查询客人一段时间内的消费累计，并且可以分别查询前台、餐饮及娱乐方面的累计消费。单击左下角的〖明细〗按钮，可查看该档案的明细消费，双击记录，即可打开预订主单进行查看。
预订信息：
『预订信息』标签页，可查询客人当前所有的订房信息，包括当前预订、在住、取消、No show 等信息，可通过状态选择筛选出符合要求的订单，该界面可进行宾客预订操作。
（2）执行开始→客户→客户档案，如下图：
在宾客主单中输入宾客档案主要在补充宾客档案时使用。如果需要直接建立一个宾客档案，或者查询宾客档案，则可以在『客户档案』列表单击〖新建〗按钮进行操作。如下图：
档案查询：
在『客户档案』列表窗口，有两种方法可以进行档案的查询。一是使用列表窗口右上角空格的“快速查询”功能，该功能只可根据档案号或是档案名称进行查询。如果要使用更多条件进行查询，则需要使用列表窗口右下角的〖组合查询〗功能。在该功能窗口里，每一个项目都可以作为查询条件使用，并且支持多个条件同时使用。 如下图：
档案的停用、删除和恢复：
如果需要作废或删除一个档案，可以打开指定宾客档案，执行状态→停用或删除，如果单击〖停用〗按钮，则该档案的状态将从“I”变成“O”，如果单击〖删除〗按钮，则该档案的状态将从“I” 变成“X”，不可以再使用。但是如果该档案拥有当前的系统账户，即目前正在被使用，则不能停用。若要恢复被停用或删除的档案，则要在『客户档案』列表下方选择状态为“停用”，方可查询到。查找到档案后，双击打开，单击菜单〖状态〗按钮下的〖恢复〗按钮即可。如下图所示：
档案合并：
若由于多方面原因，导致一个宾客有多个档案，为了方便档案的管理及保证统计分析的准确性，可以使用“合并”按钮将多个档案合并为一个。在档案合并之后，多个档案的统计分析记录将合并在一起。也可以在档案列表窗口找到要合并的档案后，单击右侧〖档案合并〗按钮，进行档案最优合并。如下图：
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